Audit fournisseur ● Évaluer vos prestataires, sous-traitants et fournisseurs critiques
Évaluez votre fournisseur avec OCTO ConseilL’audit fournisseur fait partie du principe de management qualité, visant à développer des relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Un audit fournisseur pour vérifier la conformité et la performance de vos partenaires
Pourquoi auditer un fournisseur ou un sous-traitant ?
Auditer un fournisseur permet de vérifier que ce qui est demandé est réellement compris, organisé et maîtrisé.
Dans de nombreuses PME, les achats sont passés rapidement, les exigences sont parfois dispersées entre la commande, le cahier des charges, les plans, les spécifications clients, les exigences chantier ou les règles internes. Le fournisseur peut alors être conforme sur le papier, mais insuffisamment maîtrisé dans la pratique.
L’audit fournisseur permet de vérifier la réalité du terrain.
Il peut être utile lorsqu’un client souhaite qualifier un nouveau fournisseur, lorsqu’un fournisseur est éloigné géographiquement, lorsque l’entreprise n’a pas le temps de se déplacer, lorsqu’elle ne dispose pas de la compétence d’audit en interne ou lorsqu’elle souhaite un regard impartial.
Nous pouvons ainsi être missionné par un client situé hors Auvergne-Rhône-Alpes pour auditer un fournisseur local implanté dans la région. Cette approche permet au client de disposer d’un retour terrain rapide, sans mobiliser ses propres équipes sur un déplacement.
L’audit peut aussi être utilisé par nos clients actuels dans une logique de surveillance périodique. Par exemple, certains fournisseurs critiques peuvent être audités tous les cinq ans, selon le niveau de risque retenu par l’entreprise. Cette démarche n’est pas obligatoire en soi, mais elle peut renforcer la maîtrise des fournisseurs sensibles.
Et l’évaluation fournisseur ?
En amont, nous pouvons vous accompagner pour structurer votre évaluation fournisseur : identifier les fournisseurs critiques, définir les critères de criticité, analyser les non-conformités passées, croiser les enjeux qualité, sécurité, environnement, délai ou RSE, puis déterminer quels fournisseurs doivent être audités.
Cette étape permet d’éviter des audits inutiles, pensez-y.
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Pragmatique, rapide et adapté aux PME
Un fournisseur, un prestataire ou un sous-traitant peut avoir un impact direct sur la qualité de vos produits, la sécurité de vos chantiers, vos délais, votre image et la satisfaction de vos clients.
Lorsqu’un fournisseur devient critique, qu’un sous-traitant intervient sur une opération importante ou qu’un prestataire est engagé sur un chantier sensible, il peut être utile de vérifier concrètement sa capacité à respecter vos exigences.
Chez OCTO Conseil, nous réalisons des audits fournisseurs, prestataires et sous-traitants pour le compte de nos clients, avec une approche simple, rapide et terrain.
Qu’on soit bien d’accord, l’objectif n’est pas de réaliser un audit lourd basé sur une norme complète … mais de vérifier, à partir de votre besoin, si le fournisseur est capable de répondre à ce que vous lui demandez.
Un audit fournisseur peut donc être construit à partir de votre commande d’achat, de vos spécifications techniques, de vos exigences qualité, de vos règles sécurité, de vos exigences chantier ou encore de vos attentes en matière de responsabilité sociétale et environnementale.
L’audit permet de disposer d’un avis externe, factuel et exploitable pour décider si le fournisseur peut être qualifié, maintenu, surveillé ou accompagné dans un plan d’action.
Préparation et processus de travail pour l’audit fournisseur
La préparation et le processus de travail pour un audit fournisseur suivent une série d’étapes bien définies : préparation, exécution, évaluation, rapport, et pour finir, suivi. Chaque étape est cruciale pour garantir un audit complet et efficace.
La première phase, la préparation, consiste à planifier l’audit en détail. Cela inclut la collecte des informations nécessaires, l’identification des critères d’audit et la communication avec le fournisseur pour s’assurer que toutes les parties comprennent les objectifs et les attentes de l’audit.
Ensuite vient l’exécution de l’audit, qui comprend les visites sur site, que ce soit à Saint-Étienne, Roanne, Clermont-Ferrand ou encore le Puy en Velay (toute l’Auvergne Rhône-Alpes). Ces visites permettent d’observer les processus en temps réel, d’échanger avec le personnel clé de l’entreprise et d’examiner les documents. Cette étape est essentielle pour collecter des données précises et pertinentes qui serviront à évaluer la conformité du fournisseur aux normes établies.
L’étape suivante, l’évaluation, qui consiste à analyser les données recueillies lors de l’exécution. Les auditeurs comparent les observations et les informations collectées aux critères d’audit pour identifier les points forts et les non-conformités.
Une fois l’évaluation terminée, un rapport est rédigé pour documenter les résultats de l’audit fournisseur. Ce rapport détaille les constatations, met en évidence les domaines de non-conformité et propose des recommandations pour les améliorations nécessaires.
Enfin, la phase de suivi assure que les actions correctives recommandées sont mises en œuvre par le fournisseur. Un audit de suivi peut être planifié pour vérifier que les corrections ont été effectuées et que les standards requis sont maintenus.
En suivant ce processus structuré, nous vous garantissons que vos audits fournisseurs sont conduits de manière exhaustive et rigoureuse, assurant ainsi la conformité et l’amélioration continue de vos partenaires commerciaux.
Comment se déroule un audit fournisseur et que vérifie-t-on ?
La mission commence par un cadrage court avec le client, cela nous permet de comprendre pourquoi le fournisseur doit être audité, quel est le risque associé et quelles exigences doivent être vérifiées.
Nous identifions ensuite les documents de référence : commande d’achat, cahier des charges, spécifications, plan, exigence client, plan de prévention, règles chantier, exigences QHSE ou engagement RSE attendu.
À partir de ces éléments, se met en place une grille d’audit, ciblée et adaptée qui sert à vérifier les points importants pour la relation entre le client et son fournisseur.
L’audit est ensuite réalisé rapidement mais de façon très pragmatique. Selon le besoin, il peut se faire sur site fournisseur, sur chantier, chez un prestataire ou dans un atelier. L’auditeur échange avec les personnes concernées, observe les pratiques, vérifie quelques documents essentiels et identifie les écarts ou points de vigilance.
Notre méthode OCTO Conseil s’inspire des bonnes pratiques d’audit, avec une réunion d’ouverture, vérification des exigences, observation terrain, recherche de preuves, restitution des constats. Mais elle reste plus légère qu’un audit de certification. Le but étant d’être efficace et utile pour la décision du client.
À la fin de l’audit, une restitution permet de partager le constat avec le fournisseur ou le prestataire. Nous remettons ensuite un rapport, avec les points maîtrisés, les écarts, les risques identifiés et les actions recommandées.
Un audit qualité fournisseur peut vérifier la compréhension de la commande, la maîtrise des exigences techniques, les contrôles réalisés, la traçabilité, la gestion des non-conformités, la conformité des produits livrés, la qualification du personnel ou la maîtrise des opérations sous-traitées.
Un audit sécurité fournisseur ou prestataire peut vérifier la préparation de l’intervention, la maîtrise des risques chantier, les habilitations, les consignes, les équipements de protection, la gestion de la coactivité, les permis nécessaires, les pratiques terrain et le respect des règles définies avec le client.
Un audit environnement ou RSE peut vérifier si les engagements annoncés sont réellement appliqués : gestion des déchets, stockage des produits, prévention des pollutions, propreté du site, pratiques de tri, suivi documentaire, cohérence des actions et preuves disponibles.
Dans tous les cas, nos consultants OCTO Conseil recherchent des preuves pour établir un diagnostic fiable et objectif.
Le rapport peut comprendre la grille d’audit, les exigences vérifiées, les constats principaux, les points maîtrisés, les écarts, les points de vigilance, les preuves observées, les recommandations et un plan d’action. Il permet au client de savoir si le fournisseur est maîtrisé, partiellement maîtrisé ou à risque.
Il peut également servir de base pour qualifier un nouveau fournisseur, maintenir un fournisseur sous surveillance, demander des actions correctives, renforcer les contrôles ou organiser un audit de suivi.
Après l’audit, le client peut décider de qualifier le fournisseur, de poursuivre la relation sous conditions, de demander un plan d’action, de renforcer les contrôles réception, de programmer un audit de suivi ou de rechercher une solution alternative.
Audit fournisseur et ISO 9001
L’ISO 9001 demande à l’entreprise de maîtriser les processus, produits et services fournis par des prestataires externes. Cette logique est notamment abordée au chapitre 8.4 de la norme.
Cela ne signifie pas que l’audit fournisseur est obligatoire pour tous les fournisseurs.
L’entreprise doit surtout déterminer les moyens de maîtrise adaptés selon l’impact du fournisseur sur la conformité du produit ou du service. Selon les cas, cette maîtrise peut passer par une évaluation documentaire, un suivi des non-conformités, des indicateurs, des contrôles renforcés, une qualification fournisseur ou un audit terrain.
L’audit fournisseur devient pertinent lorsque le fournisseur est critique, lorsque le risque est important ou lorsque les autres moyens de surveillance ne suffisent pas.
Des auditeurs QHSE expérimentés, habitués aux PME d’Auvergne Rhône-Alpes
Un audit fournisseur doit être réalisé par une personne capable de comprendre rapidement une organisation, un atelier, un chantier ou une prestation technique.
Les consultants OCTO Conseil interviennent majoritairement auprès de PME d’Auvergne Rhône-Alpes.
Ils connaissent les contraintes des petites et moyennes entreprises de Saint-Étienne, Clermont-Ferrand, Roanne ou encore du Puy en Velay : manque de temps, polyvalence des équipes, organisation parfois peu formalisée, pression des délais, contraintes clients et besoin de solutions pragmatiques.
Nous intervenons également sur d’autres formats d’audit, tels que l’audit interne QHSE, audit blanc, audit de certification ISO 9001, audit de certification ISO 14001, audit MASE ou audit de système de management.
Vous souhaitez auditer un fournisseur, un prestataire ou un sous-traitant ?
Votre fournisseur est stratégique, nouveau, éloigné, en difficulté ou soumis à des exigences fortes ?
OCTO Conseil peut vous accompagner dans la réalisation et le suivi de votre audit fournisseur.
Nous pouvons partir de votre commande d’achat, de vos spécifications, de vos exigences qualité, de vos règles sécurité chantier ou de vos attentes RSE pour construire un audit rapide, factuel et adapté. Comment ? En vous aidant à qualifier, surveiller ou sécuriser un fournisseur avec un regard externe, pragmatique et exploitable.